Responsable de la cellule archives du rectorat, Maud Colleter nous partage ses missions d'archiviste pour ce quatrième "Une minute avec".

Quel est votre métier ?

Je travaille à la cellule archives du rectorat en tant qu’archiviste intermédiaire. Je m’occupe des archives, de leur production jusqu’à leur fin de durée d’utilité administrative, c’est-à-dire jusqu’à ce qu’elles ne soient plus utiles à l’administration et qu’elles deviennent des archives historiques. À partir de là, elles sont versées aux archives départementales pour conservation définitive. J’ai donc en charge la collecte de ces archives et leur préparation.
Les archives ont parfois une image un peu difficile à porter ; les gens pensent que c’est compliqué, que ça prend du temps. C’est vrai, si on ne le fait pas régulièrement. Le service archives est justement là pour accompagner et mettre en place des procédures afin de simplifier l’archivage au fil de l’eau.

Quelles sont les missions du service archives ?

Il y a au rectorat 6 kilomètres linéaires d’archives. Dans la cellule archives nous sommes cinq agents dont un agent à mi-temps qui intervient sur les DSDEN pour les aider dans l’archivage.
Nos missions sont nombreuses. On a l’habitude de les résumer en 5C :

• Conseil : on conseille les services pour les aider à archiver et faire les choses dans les règles.
• Collecte : on récupère les archives. À la fois les archives historiques qui vont avoir une importance pour la documentation de la recherche mais aussi celles qui sont utiles à l’administration et celles qu’on doit juridiquement conserver.
• Conservation : les archives doivent être conservées dans de bonnes conditions parce que pour certaines on doit les conserver pendant plus de 80 ans.
• Classement : surtout quand on récupère des fonds d’archives qui n’ont pas été classés depuis longtemps on appelle ça des « arriérés ».
• Communication : les archives doivent toujours rester disponibles et accessibles pour les services producteurs. Nous recherchons et communiquons environ 2300 documents par an.

Quelle est l’importance des archives dans une organisation ?

On a coutume de dire qu’on archive pour trois raisons. Une raison de gestion administrative lorsque les services ont besoin d’avoir accès à des documents rapidement. Une raison juridique : l’institution doit garder ces documents pour faire preuve et les personnes concernées par ces documents doivent pouvoir y avoir accès pour faire valoir leurs droits. Enfin, une raison patrimoniale. Les archives sont le reflet de l’activité d’une administration, là en l’occurrence celle de l’académie de Toulouse.

Quels sont vos interlocuteurs ?

Ils sont nombreux : on travaille avec tous les services car tous les services produisent des archives papiers et électroniques. Mon interlocuteur le plus important sont les archives départementales de la Haute-Garonne : elles décident de ce qui deviendra archives historiques ou de ce qui sera éliminé.

Pouvez-vous nous décrire une journée type ?

C’est extrêmement varié, on peut aussi bien faire une journée complète de manutention qu’avoir rendez-vous dans des services, faire de la formation, faire du conseil, des audits, collecter des archives, faire du tri…

Qu’est-ce qui vous plaît dans votre travail ?

La diversité, car il n’y a pas deux journées qui se ressemblent. Mais aussi et surtout, ce travail a un sens historique. Je travaille pour mon administration mais aussi pour autre chose de plus grand, c’est intéressant et valorisant.

Quelle est votre devise dans la vie ?

Toujours voir le bon côté des choses.

Si vous étiez un livre/musique/œuvre/film…, lequel seriez-vous ?

Un album des Pink Floyd.

Quel est votre mentor ?

Ma prédécesseur, Hélène Gay, c’est elle qui m’a appris mon métier.